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Etes vous atteint du syndrome du hamster ? Probablement et vous l''ignorez. Un excellent plateau pour devenir un vrai manager dans la gestion de ses emails. Bonnes pratiques, conseils et "astuces"délivrés par nos intervenants experts.
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Misc infos
Location : Dans les studios de Webcastory
Webcast
notes
Speakers (4)
AUDIENCE
 
Subject proposed by Yann Gourvennec
Organization by Yann Gourvennec
Format : Talkshow
Treatment : Debate
 
Speakers :
Yann Gourvennec, Orange Business Services
je suis un intrapreneur du web depuis 15 ans - mon site s...
Vincent Berthelot, Conseil Web social

B-R-ent

Cl...
Conseiller web social
Bertrand Duperrin, Nextmordernity
Le 2.0 au service de l'organisation
Frédéric BASCUNANA, SMARTNOMAD + EFFORST.ORG + @PitchParties & ...
Digital Entrepreneur - Keynote Speaker - DealMaker & Pitc...

Etes vous atteint du syndrome du hamster ? Probablement et vous l''ignorez. Un excellent plateau pour devenir un vrai manager dans la gestion de ses emails. Bonnes pratiques, conseils et "astuces"délivrés par nos intervenants experts.

Avant tout, merci à Yann Gourvennec à la fois en tant qu'organisateur de ce sujet et qui a mené de mains de maître ce plateau en remplacant  Frédéric au pied levé. Et pour sa réactivité sur son blog en publiant un article sous le titre "e-mail au bureau, Papy fait de la résistance" reproduit ici avec son aimable autorisation : 

Pourquoi le Hamster ? parce que Ken Blanchard et 2 autres auteurs ont traité ce sujet dans un livre intitulé the Hamster revolution, arguant du fait que le manager moyen perdait environ 1 mois par an à cause de mails stupides et non productifs.

J’ai d’ailleurs moi-même – en tant qu’observateur du mail depuis 21 ans – déjà traité de ce sujet, le plus récemment dans BNET.CO.UK en donnant mes recettes personnelles de productivité.

Le débat avec Vincent Berthelot de B-r-ent, Emilie Ogez de Xwiki et Bertrand Duperrin de Bluekiwi a été très riche et Vincent a poussé un article sur le blog B-r-ent pour poursuivre ce débat, en reprenant certains des échanges que nous avons eus.

Pour ma part, je ne suis bien évidemment pas pour la disparition de l’e-mail, mais j’approuve les actions coup de poing  no email friday – comme chez US Cellular (2007), Deloitte (2008), pains Jacquet (2009) – qui ont pour mérite de fixer les esprits et de réveiller les consciences. Pour le reste, je vous conseille ma liste d’astuces.  

A lire aussi le  post de Vincent :
Web 2.0 et mail, opposition, complémentarité

 

 

 

 

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  • Comment from Vincent Berthelot: Je vous livre aussi mon analyse à chaud du sujet sur mon blog sous le titre''Web 2.0 et mail, opposition, complémentarité ?'' Pour vous mettre l'eau à la bouche :Bertrand Duperrin qui participait avec Emilie Ogez et moi-même avec son intelligence coutumière du débat a donné en exemple les nouvelles habitudes de son Boss qui passe par leur plateforme sociale, un Direct Message sur Twitter pour communiquer avec ses troupes et retrouve l’usage du mail uniquement sur des cas bien spécifiques et plutôt d’urgence.Emilie malgré son habitude et son immersion quasi permanente dans le 2.0 confiait se servir encore pas mal du mail, quant à Yann et moi nous faisions le constat que la quasi-totalité de nos échanges passaient par le mail et le téléphone.Bertrand avançait ainsi l’idée que la plateforme sociale peut utilement et efficacement remplacer le mail dès qu’il s’agit d’échanger sur un projet, dossier avec une équipe. En terme de tracabilité, de classement, d’archivage, de partage et surtout de moindre interruption de tache c’est un pari gagnant.lire l'article sur mon blog : http://b-r-ent.com/news/web-2-0-et-mail-opposition-complementarite Comment from : Luis Suarez, objectif 0 email : http://www.elsua.net/2008/03/30/giving-up-on-work-e-mail-status-report-on-week-7/Joe Robinson : http://www.worktolive.info/Trouver la date d'une réunion : http://www.doodle.com/Petit précis d'efficacité collective : http://www.microsoft.com/france/entreprises/peopleready/rightmenus/section/petit_precis.mspxDes livres sur le Bouddhisme :-)http://www.amazon.fr/bouddhisme-Livres/s?ie=UTF8&keywords=bouddhisme&rh=n:!301130,k:bouddhisme&page=1 Comment from Vincent Berthelot: Sur le bouddhisme voici des liens complémentaires avec des livres gratuit en ligne, pour ma part j'aime le courant du boudhisme thaï des moines de la forêt qui me semblent les plus proches de l'enseignement original sans apparat ni ordre monastique mais une vie simple au contact de la population et beaucoup de méditation. J'ai eu le grand plaisir et privilège de pouvoir discuter avec eux, merci à l'INALCO pour cela :-)http://pagesperso-orange.fr/refugebouddhique/Documents/Livret_Textes_7_A4.pdfhttp://pagesperso-orange.fr/refugebouddhique/Documents/Livret_Enseignements_7_A4.pdf Comment from Yann Gourvennec: Merci Patricia pour tous les liens, super cool. On ne pourra pas dire qu'il n'y aura pas eu au moins 1 auditrice attentive. Je vous ai invitée à rejoindre mon réseau. Vincent, il faut absolument que tu nous fasses une émission sur le Bouddhisme Thaï, je vois bien l'impact potentiel sur les comportements au bureau :-D Comment from : Tout d'abord bravo à Yann pour l'animation du plateau et à l'ensemble des acteurs pour leur préparation du plateau...Tout plateau intéressant amenant à mon sens certaines remarques, voici les miennes :- Vincent déplore le fait que ses collègues ne viennent pas le voir et lui envoie un mail.Je comprends cette manière de faire car me mail est beaucoup moins intrusif. En revanche aller voir la personne = on risque de la déranger, elle n'a pas le temps...Le mail est un bon moyen de préparer une "mini-réunion" ou de mettre au courant quelqu'un sur un sujet que l'on veut aborder.- il a été évoqué de manière très superficielle le fait que le mail est un réel outil de back-up juridique. Dans un monde de plus en plus procédurier, les entreprises comme les salariés utilisent le mail pour se protéger. C'est d'ailleurs Vincent qui a mis en exergue le fait qu'il faut répondre avec diplomatie à un mail agressif pour "laisser une trace". Les paroles s'envolent mais les écrits restent...c'est pourquoi de plus en plus de salariés quittent l'entreprise avec leurs archives de mails...J'ai même vécu le cas d'une entreprise qui allait dans la boite mail des salariés pour supprimer certains messages afin de dire qu'elle n'avait jamais rien reçu...- Je ne suis pas d'accord avec Bertrand pour qui le mail est un moyen de communication 1-1. Pour moi ce moyen 1-1 est le téléphone. L'avantage du mail est de pouvoir donner un message à plusieurs personnes de manière instantanée.- Enfin, un problème essentiel du mail est "comment je trie mes mails"...En recevoir beaucoup est certes un souci mais être obligé de créer une arborescence parfois complexe dans sa boite de messagerie, devoir créer des règles pour envoyer directement les mails dans les bons dossiers...est souvent rédhibitoire pour beaucoup de personnes. Aussi n'ont-elles que quelques dossiers et énormément de mails non triés dans leur boite de réception. Et c'est bien connu plus on a de mails en attente moins on a envie de les classer car on a peur de l'immensité de la tâche devant laquelle on est.Voilà, j'espère ma contribution. N'hésitez pas à ne pas être d'accord avec moi ;-) Comment from Vincent Berthelot: Alexandre désolé d'avoir été implicite dans mon avis sur les mails des collégues à proximité de mon bureau. En fait il s'agit des mails posant problème ou nécessitant un face à face pour éviter 10 mails d'échanges, pour le reste il est évident que le mail ne constitue pas une dérive quand il s'agit de partager de l'information.Ce qui est exaspérant ce sont les mail soient pour passer une patate chaude, envoyer un SCUD ou se couvrir par qqn juste à côté de votre bureau qui aurait pu venir vous voir pour en parler.  Comment from Yann Gourvennec: d'accord avec Vincent, il n'est pas question de remettre en question le mail (le débat était clair là dessus) mais d'en réinventer l'usage afin d'éviter les dérives. Nul doute au vu des points soulevés par Alexandre qu'un autre débat serait utile. Peut être une opportunité de faire venir les experts ayant annulé ?! Comment from : Ok Vincent, je n'avais pas intégré le sous-entendu du mail "Scud" ;-)Par contre, pour la remise en question du mail, je laisserai 2 experts du web 2.0 répondre (les experts sont les auteurs des citations ci-dessous ;-)Petit quizz à 2 incollables, qui a dit :- "un bon mail est un mail mort" ?- "le web 3 passera quand on aura tué l'email" ?Avec plaisir pour un plateau complémentaire. Comment from Vincent Berthelot: C'était sur un plateau le web de demain mais le mail d'aujourd'hui cest cela :-)))De plus googlewave montre que le combat est en passe d'être gagné par le mail... Comment from : Googlewave permet de réunir différents types de communication en un seul "lieu". On pourra donc utiliser des messageries instantanées, twitter aussi bien que son mail.Pourquoi dis-tu que le combat est en passe d'être gagné par le mail ? Comment from Bertrand Duperrin: Pour Alexandre :Forcément je ne suis pas d'accord :) Allez disons que c'est un moyen 1:peu de personnes. Ce que je voulais dire par là c'est que dès lors qu'il y a des réponses, au delà de 3 personnes ça n'est plus gérable. Ok pour diffuser de 1 à plusieurs centaines ou miliers... mais si une conversation doit suivre au delà de 3 c'est la catastrophe.Tout dépend si on vise la fonction "diffusion" ou la fonction "échange" en fait.Je ne sais d'ailleurs quelle entreprise a fait supprimer la fonction "reply all...". Comment from : @ Bertrand : Je suis d'accord avec le fait que beaucoup de personnes usent et abusent du reply all alors que c'est rarement nécessaire. Le mail a cette utilité que c'est un outil facile de diffusion. En revanche, c'est un outil beaucoup plus complexe à utiliser dès lors que l'on veut "échanger". Comment from : Super plateau avec des intervenants que j'aime beaucoup. Bravo ! :-)*************************************************NOTE :Désolé le message qui suit est un peu long. Si vous voulez le lire il traite de la conception du service mail et propose des approches pour diminuer les problématiques engendrées.*************************************************En plus des soucis d'éducation, Il y a un problème de conception de service dans le mail. Les gens ont envi de savoir où sont leur notifications, ça les arrange de tout trouver au même endroit. Il me semble relativement logique qu'ils utilisent leur outil principal, le mail, en priorité, y compris pour des services auquel il ne réponds pas correctement.A coté de cela on remarque que lorsqu'on intègre des outils comme des calendrier partagés dans le même logiciel que le mail, les gens n'ont aucun mal à l'adopter. Cela fait gagner énormément de temps car il n'est plus nécessaire de demander ses disponibilités à tout le monde pour proposer une date.Je ne sais pas si Google Waves est LA solution. Tout simplement par ce qu'il n'est pas encore utilisé et donc qu'il est difficile de juger. A l'heure actuelle j'émets des réserves sur le fouillis engendré et l'aspect "capitalisation de l'information". Si un nouveau collaborateur arrive, il vas devoir demander qu'on le mette dans tous les fils de discussion. Si Waves est mal utilisé, il ne vas pas forcément retrouver toute l'info résumée en mode wiki en haut des fils.Il n'est pas question de remettre en question le protocole mail pour le moment. On ne vas changer le monde entier demain. Maintenant si on se met un peu à la place de l'utilisateur, qu'on cherche des stratégies pour titiller ses habitudes, se glisser dans ses usages et mettre en face de lui des structures qui vont l'aider à comprendre et à s'adapter... on peut certainement trouver des astuces.C'est un exemple monté rapidement sur la base de cette vidéo, imaginez que vous ayez cette barre d'outils à la place de votre client mail :*****************************************************************Messages__| __Plateaux__|__Agenda__|__Équipes___|__Flux directs_____|__Projet_____|__(2)______|__de veille___|__d'information (8)________|___(26)______|__________|__(34)_______|__(26) ----------------------------------------------------------------------------------------------------Ce n'est pas un système de filtres : - Le protocole mail est dans "Messages directs". - "Plateaux projets" et "équipes de veille" sont des plateformes communautaires dans lesquelles ont peut naviguer sans quitter l'outil. - "Agenda" est un service d'agenda partagé - "Flux d'information" sont les flux RSS. Cela serai à travailler mais ça fournit un point de départ.Les gens veulent retrouver toutes leur information au même endroit ? C'est chose faite. On apporte un service, un confort qui facilite l'adoption. De plus on est en plein spot publicitaire. Les gens passent du temps sur leur mail. Ils ne pourront pas louper les autres onglets. De ce point de vue c'est équivalent à mettre la plateforme en page d'accueil des navigateurs, en moins contraignant.On note qu'il n'y a que 5 onglets. L'enjeu étant de trouver l'équilibre entre simplicité et richesse sémantique.Reste à trouver le fournisseur qui vas nous bidouiller ça (sur la base d'une plateforme ou d'un Mozillia par exemple) et de savoir si on peut se permettre l'investissement. A votre avis, quel est le R.O.I. d'un outil qui participe à ce que vos utilisateurs se servent intelligemment de leurs moyens de communication ?        Comment from : Etant donné que G-Wave vient d'être enterrer, il semble que ce ne soit pas la solution qui remplacera le mail.Si le mail reste encore et toujours aussi présent, c'est aussi parce qu'il reste l'un des moyens de communications entièrement contenue par l'entreprise, dans énormément de PME, la peur de la dispersion de l'information pousse les collaborateurs à ne travailler que par le mail, plutôt que de s'appuyer sur d'autres outils bien plus adapté, mais extérieur (je n'arrive absolument pas à faire adopter doodle chez moi).Comme il est mentionné au-dessus, le client mail reste le point de convergence des informations, c'est souvent le premier logiciel ouvert sur tout ordinateur, et le dernier fermer en fin de journée, il symbolise toujours "le mode travail".J'ai vu des procédures RH qui automatisent la création d'un comptes mail à tous nouveaux employés, tant et si bien que le chauffeur à un comptes mail, de même que la femme de ménage (après quoi le responsable IT demande des crédits pour étendre les capacités de stockages de ces serveurs...)L'une des meilleurs méthode pour réduire de façon efficace les mails, ce serait d'intégrer les fonctions de l'Intranet de l'entreprise dans le client de mail: dans ce cas là, via des plugins thunderbird.Le calendrier partagé, les tableaux de bords des projets, et beaucoup d'autres fonctions RH (congés, pointage d'heures), comptas (note de frais), support IT... Toutes les fonctions étaient accessibles via des plugins distinct à ajouter à Thunderbird, qui génèrent des onglets. On voit bien Outlook intégré Facebook...Pour moi, le premier problème du mail, c'est l'absurde interface que tous les clients mails proposent: Outlook, Lotus Note, mail ou Thunderbird.Un mail ne 'tombe' pas dans un dossier, mais il se 'réfère' à un projet, ou une fonction, tout comme il provient d'une personne, un client mail doit évoluer vers l'intégration d'une CMS puissante, ce qui permettrai entre autre de donner un sens à archivageIl n'y a que Google qui propose une interface réellement novatrice, avec un système de Tag, et là pas de dossiers, un CMS! Clairement, le logiciel de client mail est très mal présenté, et favorise la confusion. Comment from Vincent Berthelot: D'accord sur la premi_ère partie du message mais non la seconde, en fait l'intranet va offrir une palette de service et souvent de self service RH et le mail sera utilisé comme possibilité d'avoir un accusé de réception, une "preuve" comme dirait Alexandre de la transaction.Vouloir tout intégrer dans le mail même pour une TPE est a mon avis une erreur et je recommande de jouer la complémentarité entre l'intranet et le mail.L'intranet de demain ne sera d'ailleurs peut-être pas un CMS old school mais un réseau social avec gestion de documents et workflow de services.